Como organizar um Hackathon, maratona de programação

Em 2014 organizei em Juiz de Fora o 1º Hackathon #GDGJF, que foi um evento super bacana e muito elogiado. De lá pra cá participei de outros tantos, como organizador, como participante, e sou viciado neste tipo de evento!

Neste post apresento alguns pontos importantes para atenção daqueles que pretendem organizar uma maratona de programação, bem como um cronograma geral de tarefas para realização.

Se você precisar de uma ajuda extra, ofereço meus serviços de consultoria em hackathon, visto que é um evento complexo de ser realizado.

Local

• Que permita virar noite – essencial. Que tenha facilidade para entrar e sair ao longo da noite;
• Se possível, mesa e cadeiras com o mínimo de conforto. Não tem porque fazer com que os participantes sofram ainda mais;
• Conexão de internet que suporte grande numero de conexões, o equivalente a duas vezes o numero de inscritos (notebook + celular).
• A conexão não deve ter restrições no firewall e se possível ter como reiniciar o router ou conexão se for preciso;
• Recomende ao participantes que levem extensões e “T”s para garantir que todos tenham onde conectar seus dispositivos;

Premiação

É interessante mais não é o principal motivador para o evento, porém, deve ser convidativo. No hackathon que realizamos o prêmio foi a equipe vencedora passar um dia no Google Brasil em São Paulo.

• Lembre-se que a equipe vencedora pode ter um ou mais participante.

Patrocinio

É quem pagará a maior parte das despesas do evento. Sugiro dividir as cotas em três planos:

1. Gold – Logo maior, 15 minutos para apresentação no inicio do evento, direito a 4 inscritos – $3
2. Silver – Logomarca menor, 5 minutos para apresentação, 2 inscritos – $2
3. Bronze – Logomarca menor, 1 inscrito – $1

• É interessante que todos apoiadores possam entregar material impresso no credenciamento;
• A apresentação do patrocinador é um bom momento para divulgarem vagas em aberto bem como expor a cultura e tecnologias utilizadas na empresa, não focar no produto e sim na produção;
• Evite incluir o cadastro dos participantes na negociação. Proponha que os patrocinadores façam formulários impressos para preenchimento espontâneo dos interessados, algo como “preencha e ganhe”;
• Pense em uma distribuição proporcional tal como 2 gold, 3 silver, 4 bronze.

Divulgação

• Material gráfico – crie artes voltas para o Facebook (quadradas ou horizontais) e para o G+ (verticais).
• Banners, cartazes – se na sua cidade isso for relevante, mande imprimir algumas dezenas de cartazes. Financeiramente falando (tempo+dinheiro) campanhas online darão mais visibilidade;
• MailMarketing – todos os inscritos em eventos do GDG devem ser ativados por email, da mesma forma que os coordenadores de cursos das principais faculdades, líderes de equipes em empresas de T.I  e demais formadores de opinião da área;
• Facebook ads – crie campanhas bem segmentadas para o público;
• Fanpages, grupos e listas de discussão – divulgue e peça que divulguem seu evento;
• GDG – os participantes ativos do GDG local podem ter um desconto fixo, ou um desconto maior nas primeiras 48 de inscrições abertas;
• Outros grupos – peça apoio a outros grupos de desenvolvedores da cidade;
• Mídia Tradicional – faça contato com os jornais e emissoras locais de TV para tentar divulgar o evento, procure também sites e portais;
• Grupos de outras cidades – peça apoio a grupos de programadores do estando, como o grupo de PHP e Java;

Equipe de apoio

É bom ter uma equipe para dividir as responsabilidades da organização e realização.

• Programadores: pessoas para motivar as equipes e eventualmente ajudar em alguma configuração inicial ou busca de informações em documentações. Não devem implementar código nem se dedicar excessivamente a uma equipe;
• Abertura do evento: durante o credenciamento seria bom ter uma ou mais pessoas para auxiliar no cadastro, distribuição de brindes, etc.
• Gerir a alimentação: pessoas responsáveis por encomendar/buscar/dispor o almoço, lanche, janta;
• Comunicação: serão responsáveis por levar para o mundo externo o que acontece no evento, recomendo duas pessoas;

Regras do hackathon

• Utilizar apenas código open source, pois bibliotecas pagas podem dar grande diferencial na qualidade final dos projetos, e não está no momento alinhado com a cultura do Google;
• Utilizar ao menos uma ferramenta do Google para desenvolvedores;
• No inicio do evento todos devem criar um repositório para seus projetos, e realizar commits frequentes para registrar a evolução do código ao longo do evento (para o caso de ser necessário avaliar isso);
• Equipes com muitas pessoas podem complicar a premiação. Se o prêmio for custoso e/ou os recursos limitados, defina três a cinco membros por equipe;
• Se as equipes não demostrarem interesse em compartilhar suas ideias, deixe que seja assim e avalie se será necessário ou não que os projetos sejam divulgados durante o evento;

Em nosso evento, na primeira hora da maratona passamos perguntando para cada equipe o que fariam, vimos que quatro equipes estavam desenvolvendo dois projetos iguais. Optamos então por não comentar nada e deixar que concorressem normalmente.

Alimentação

“Saco vazio não para em pé” e algumas pessoas tem dificuldade de se concentrar de barriga vazia (eu por exemplo).

• Café liberado – afinal é um evento para programadores. Máquina de expresso é o ideal. Tivemos um custo de R$150,00 com isso para todo o evento, e não se passavam 10 minutos sem ouvirmos o barulho dos grãos sendo moídos;
• Energético – No meio da noite o sono pode abater alguns participantes e não é o que queremos. Investir em algumas garrafas de energético (latinhas são caras) é uma boa;
• Almoço e janta – Refeição tipo “arroz e feijão” irá demandar pratos, garfos, facas e ainda ter que lavar depois. Pizza, subway, china inbox são algumas sugestões para consumo rápido e sem complicações;
• Lanches, café da manhã – Biscoitos e café, opcionalmente leite, quem sabe até um toddy;

Comunicação

Muitos sites de hackathon divulgam a data e local do evento e dão opção de inscrição, mas, após o evento não publicam sequer uma nota sobre como foi a maratona ou qual equipe venceu. Sugiro dedicar atenção nisso para que o maior número de pessoas saibam que o evento aconteceu e possam acompanhar parcialmente.

• Tirar fotos, escrever posts, publicar nas redes sociais, criar promoções para participantes são as principais tarefas da comunicação durante o evento;
• Incentivar participantes a enviarem atualizações com a hashtag do evento para concorrer a prêmios, estende o alcance nas redes sociais;
• Ao longo do evento, escrever ao menos um post falando das equipes ou projetos, e um divulgando a equipe vencedora e detalhes de seu projeto;
• Fotos durante o evento de coisas engraçadas e curiosas. Torna o acompanhamento da cobertura mais interessante, e desperta ainda mais a curiosidade do público em geral.

Avaliação dos projetos

É bom que todos saibam (ao menos por alto) quais os critérios de avaliação dos projetos. Em um próximo evento eu incluiria novos critérios como “impacto social” e “apelo comercial”, para avaliar o alcance do projeto. A conclusão do projeto é um ponto muito importante, pois, trata-se de uma maratona e as pessoas precisam chegar ao fim; o aplicativo deve funcionar o melhor possível. Seguem sugestões:

• Originalidade – É inovador? O quanto é novo?
• Design – Como é a experiência para o usuário?
• Tecnologias – Quantas APIs utilizou? Em quantas plataformas funciona?
• Utilidade – É algo realmente útil?
• Qualidade do Código – Como foi implementado? (Critério para uso em segundo caso ou desempate)

Cronograma de realização

Dois meses para o evento

• Procurar patrocinadores
• Listar instituições de ensinos e seus respectivos coordenadores dos cursos relacionados ao desenvolvimento de software;

Um mês antes do evento

• Montar material gráfico
• Enviar divulgação do evento para meios de comunicação. O objetivo é conseguir divulgação do evento;

No mês do evento…

Na semana do evento

• Focar na inscrição dos participantes, pois muita gente deixa pra última hora;
• Resolver o que não pode ser concluído a tempo;
• Certificar que tudo que ocorrerá durante o evento, esteja combinado e com responsáveis definidos.

No evento

• Abertura
  • Sugira as pessoas montarem equipes
  • Pitch de ideias
• Maratona
  • Equipes desenvolvendo
  • Equipes de apoio auxiliando
• Apresentação
  • Demo
  • Avaliação
•  Encerramento
  • Agradecimentos finais

Após evento

Deixe registrado o que aconteceu!

• Escrever release do evento e enviar aos meios de comunicação falando do projeto campeão e dos destaques;
• Publique em todas as redes sociais fotos do evento;
• Incentive as equipes a continuarem o desenvolvimento de seus projetos.

Outras fontes de informação

Como realizar um Hackathon – Manual colaborativo